Diktiersoftware für den Mac und DSGVO: lokal oder Cloud bei sensiblen Inhalten?

Erste Frage: Verlässt der Inhalt den Mac?

Lokale Verarbeitung nimmt den wichtigsten Datenfluss aus der Rechnung, ist aber kein vollständiges Datenschutzkonzept. Witness verarbeitet Audio und Text ausschließlich auf Apple Silicon. VoiceInk transkribiert nach eigener Angabe standardmäßig lokal, kann aber optional den transkribierten Text zur Cloud-Verbesserung senden. Superwhisper kann mit lokalen Sprach- und Textmodellen vollständig lokal laufen; bei Cloud-Modellen gelten andere Wege.[1][10][7]

Sprecho überträgt das Audio laut AVV an Server: Die Spracherkennung läuft dort in Deutschland und/oder den Niederlanden, gespeichert wird in Deutschland. Wispr Flow beschreibt eine Cloud-SaaS mit Verarbeitung und Speicherung in den USA. Beide Wege brauchen eine andere Prüfung als eine App ohne Inhaltsupload, und bei beiden liegt der Satz, den du gerade gesprochen hast, zumindest für die Dauer der Verarbeitung auf einem fremden Server.[9][5]

Berufsgeheimnis: Warum bei Kanzlei und Praxis mehr als die DSGVO gilt

Wer als Rechtsanwalt, Arzt oder Steuerberater ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich nach § 203 StGB strafbar. Mitwirkende Personen dürfen Geheimnisse erfahren, soweit das für die Tätigkeit erforderlich ist, und der Berufsträger muss dafür sorgen, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Für Rechtsanwälte regelt § 43e BRAO den Fall, dass ein Dienstleister Zugang zu Mandatsinhalten bekommt: sorgfältig auswählen, den Zugang auf das Erforderliche beschränken und die Geheimhaltungspflicht des Dienstleisters in Textform vereinbaren.[11][12]

Bei einem Cloud-Diktat ist der Anbieter genau so ein Dienstleister, denn der Mandantenname und die Frist im Diktat landen auf seinen Servern. Bei Witness sind Diktatinhalte nicht für die Übertragung vorgesehen, deshalb entsteht diese Kette für sie gar nicht erst. Lizenz, Zahlung und Updates bleiben getrennte Vorgänge, die die Datenschutzerklärung beschreibt. Ob dein Einsatz damit berufsrechtlich sauber ist, prüfst du mit Kammer oder Datenschutzbeauftragtem, und auch lokale Software entbindet nicht von eigenen Pflichten.[12][1]

Zweite Frage: Wer verarbeitet wessen personenbezogene Daten?

Die DSGVO definiert einen Auftragsverarbeiter als Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet. Artikel 28 verlangt für diese Konstellation einen Vertrag oder ein anderes bindendes Rechtsinstrument. Ob diese Rollen im konkreten Einsatz vorliegen, hängt von Daten, Zweck und Beziehung der Beteiligten ab; eine Produktseite kann diese Prüfung nicht ersetzen.[4]

Sprecho bietet einen AVV an. Wispr Flow nennt DPA und Standardvertragsklauseln für internationale Übermittlungen. Bei lokaler Verarbeitung empfängt der App-Anbieter die Diktate nicht als Auftragsverarbeiter; Lizenz-, Zahlungs- und Supportdaten bleiben eigenständige Vorgänge. „Kein AVV für Diktatinhalte“ bedeutet nicht „keine Datenschutzpflichten“.[9][5][1]

Dritte Frage: Was passiert bei optionalen Funktionen?

Prüfe nicht nur das Standardversprechen, sondern jede aktivierbare Stufe. Superwhisper trennt Sprachmodell und Textmodell; beide können lokal oder cloudbasiert sein. VoiceInk beschreibt eine optionale Cloud Enhancement für transkribierten Text. Wispr Flow trennt „Improve the model for everyone“, das die Trainingsnutzung steuert, von „Dictation cloud storage“, das die Speicherung auf den Servern steuert. Diese Schalter ändern den Datenfluss und gehören in eine interne Freigabe. Bei Witness gibt es diesen Schalter nicht, deshalb muss auch niemand in der Kanzlei oder Praxis prüfen, wer ihn gesetzt hat.[7][10][6][1]

Auch Apples Diktierfunktion ist nicht pauschal lokal. Laut Apple zeigen die Tastatureinstellungen, ob Diktate auf dem Gerät oder auf Apple-Servern verarbeitet werden. Der angezeigte Modus ist entscheidend.[2][3]

Vierte Frage: Wie werden Fehler vor dem Absenden sichtbar?

Datenschutz schützt nicht vor einer falsch erkannten Summe oder einer verlorenen Verneinung. Witness markiert Stellen, auf die du achten solltest; Originalton und Rohtranskript liegen zur Kontrolle bereit. Vergleichbare automatische Risikomarkierungen sind bei Wispr Flow, Superwhisper, Sprecho und VoiceInk in den von uns geprüften öffentlichen Unterlagen nicht öffentlich dokumentiert. In einer Akte oder einem Befundbericht ist das die Stelle, an der ein Fehler sonst unbemerkt bleibt.[1][5][7][8][10]

Das ist kein Qualitätsbenchmark. Für medizinische, juristische, finanzielle oder andere folgenreiche Texte sollte unabhängig von der App ein menschlicher Prüfschritt festgelegt werden.[1]

Drei Situationen, in denen das den Ausschlag gibt

• Kanzlei: Du diktierst einen Schriftsatz mit Aktenzeichen, Frist und Streitwert. Die Daten bleiben auf dem Mac, und eine Stelle, auf die du achten solltest, etwa ein verrutschter Betrag, wird markiert und lässt sich im Originalton nachhören.[1]
• Praxis oder Beratung: Du diktierst Namen, Daten und Befunde. Gerade bei Zahlen und Namen fällt ein Erkennungsfehler im fertigen Text nicht auf, die Markierung macht die Stelle sichtbar.[1]
• Personal und Verwaltung: Du diktierst Kündigungsdaten, Beträge und Namen von Mitarbeitenden. Es entsteht weder ein Cloud-Konto noch ein Datenabfluss, den du in einer Verarbeitungsübersicht beschreiben müsstest.[1]

Praktische Checkliste für die Auswahl

• Datenfluss testen: Offline-Modus, Firewall und aktivierte Cloud-Funktionen dokumentieren.
• Zweck und Datenarten festhalten; bei Cloud-Verarbeitung AVV, Empfänger, Standort und Löschregeln prüfen.[4]
• Bei Berufsgeheimnis klären, ob ein Dienstleister Zugang zu den Inhalten bekäme und wie die Verpflichtung dokumentiert wird.[11][12]
• Konten-, Lizenz-, Diagnose- und Update-Daten getrennt von Diktatinhalten bewerten.
• Für folgenreiche Texte einen sichtbaren Prüfprozess definieren; keine Marketingquote ersetzt einen eigenen Test.